Tietosuojaseloste 

1. Rekisterinpitäjä

Kotkan Voimailijat ry
Y-tunnus:0160264-4
Osoite: Pihlajatie 13 as 1
Sähköposti: kotkan.voimailijat@kovo.fi

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Nimi: HeidiJansson
Sähköposti: sihteeri@kovo.fi

3. Rekisterin nimi

Kotkan Voimailijat ry:n jäsenrekisteri (Suomisport)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhdistyslain, tietosuojalainsäädännön sekä Suomen Nyrkkeilyliiton ohjeistuksen mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• yhdistyksen jäsenyyden hallinta ja ylläpito

• harjoitus-, kilpailu-, leiri- ja tapahtumatoiminnan järjestäminen

• jäsenviestintä

• jäsenmaksujen ja muiden maksujen hallinta

• vakuutus- ja lisenssiasiat

• raportointi Suomen Nyrkkeilyliitolle ja muille viranomaisille

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artikloihin 6 ja 9 sekä seuraaviin perusteisiin:

• rekisteröidyn antama suostumus

• sopimus (jäsenyys seurassa)

• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu urheiluseuratoiminnan järjestämiseksi

Henkilötunnusta käsitellään vain Suomisport-järjestelmässä yksilöintiä, lisenssejä ja vakuutuksia varten lainsäädännön sallimissa rajoissa.

6. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi

• syntymäaika ja henkilötunnus (Suomisport)

• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)

• huoltajan tiedot alaikäisiltä jäseniltä

• seura- ja jäsenyystiedot

• jäsenmaksu- ja maksutiedot

• lisenssi-, vakuutus- ja kilpailutiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään Suomisport-järjestelmän kautta tai huoltajalta alaikäisen osalta.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan vain toiminnan kannalta välttämättömissä tilanteissa:

• Suomen Nyrkkeilyliitolle

• Olympiakomitealle Suomisport-järjestelmän kautta

• viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden perusteella

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään Suomisport-järjestelmässä niin kauan kuin jäsenyys ja/tai lisenssi on voimassa. Tietoja voidaan säilyttää tämän jälkeen vain lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan.

10. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot säilytetään Suomisport-järjestelmässä, joka on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joilla on seuran toiminnan kannalta perusteltu käyttöoikeus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat tiedot Suomisportissa

• pyytää virheellisten tietojen oikaisua

• pyytää tietojen poistamista sovellettavan lainsäädännön puitteissa

• rajoittaa tietojen käsittelyä

• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Kotkan Voimailijat ry pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen versio on saatavilla seuran verkkosivuilla.